Ochrona danych osobowych w ramach Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO)

1. Informacje ogólne

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które zbiera PLAN B sp. z o.o. z siedzibą w Dołujach, ul. Słoneczny Sad 4c, 72-002 Dołuje, NIP 8513328460, REGON 541411075 (dalej: „Spółka” lub „PLAN B sp. z o.o.”).

Administratorem danych osobowych jest Spółka.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem, pisząc na adres e-mail biuro@planbmierzyn.pl lub na adres siedziby Spółki.

W niniejszej klauzuli informujemy o sposobach, w jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. W przypadku jakichkolwiek pytań lub uwag prosimy o kontakt na wskazany powyżej adres.

2. Zakres informacji

W niniejszej klauzuli Spółka informuje o wszelkich formach wykorzystywania danych osobowych na terenie Polski w odniesieniu do osób fizycznych będących:a) dostawcami lub kontrahentami Spółki,b) podwykonawcami dostawców lub kontrahentów Spółki,c) wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami dostawców, kontrahentów lub ich podwykonawców,d) innymi osobami, których dane przetwarzane są w celu wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z dostawcami lub kontrahentami(łącznie zwanymi „Państwem” lub „Kontrahentami”).

3. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych

Spółka może przetwarzać następujące dane osobowe:a) imię i nazwisko, firmę oraz adres prowadzenia działalności gospodarczej,b) adresy korespondencyjne,c) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP, REGON, numer PESEL),d) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu lub faksu,e) stanowisko zajmowane w ramach organizacji lub pełnioną funkcję,f) posiadane doświadczenie lub uprawnienia,g) numer rachunku bankowego.

3.1. Dane podawane przez Kontrahentów

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a Spółką, polegającą w szczególności na świadczeniu przez Państwa lub reprezentowaną przez Państwa organizację usług, dostarczaniu towarów do Spółki lub współpracy poprzez podmioty pośredniczące, Spółka może przetwarzać następujące dane osobowe:a) imię i nazwisko, firmę, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,b) numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP, REGON, numer PESEL),c) dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu lub faksu,d) stanowisko zajmowane w ramach organizacji lub pełnioną funkcję,e) posiadane doświadczenie lub uprawnienia,f) numer rachunku bankowego.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a Spółką, podanie powyższych danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia umowy oraz obsługi współpracy pomiędzy Państwem a Spółką. Dotyczy to również sytuacji, w których Spółka cyklicznie lub jednorazowo zamawia od Państwa towary lub usługi.

W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio ze Spółką, podanie danych osobowych może wynikać z obowiązków służbowych lub być niezbędne do zawarcia umowy pomiędzy Państwem a podmiotem trzecim (np. w przypadku podwykonawców Kontrahenta).

Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości realizacji powyższych działań przez Spółkę, w szczególności brak możliwości realizacji lub wystawienia faktury.

3.2. Dane zbierane z innych źródeł

Spółka może pozyskiwać dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS, w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych ograniczony jest do danych publicznie dostępnych w odpowiednich rejestrach.

Spółka może również pozyskiwać dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni lub które Państwo reprezentują. Zakres przetwarzanych danych obejmuje wówczas informacje niezbędne do obsługi współpracy oraz kontaktu z Kontrahentem, w tym informacje o ustaniu zatrudnienia lub zmianie danych kontaktowych.

Dane osobowe podwykonawców Kontrahentów mogą być również przekazywane Spółce przez Kontrahentów w celu obsługi współpracy pomiędzy Kontrahentem a Spółką.

4. Podstawy prawne, cele i okresy przetwarzania danych

4.1. Podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w przypadku, gdy:a) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),b) przetwarzanie jest konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych Spółki (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),c) przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Spółki lub strony trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Prawnie uzasadnionymi interesami są w szczególności:a) zapewnienie kontaktu z Kontrahentami oraz obsługi umów,b) prowadzenie Bazy Kontrahentów,c) przechowywanie dokumentacji w celu wykazania spełnienia obowiązków wynikających z rozliczeń dofinansowań,d) prowadzenie audytów wewnętrznych w PLAN B sp. z o.o.,e) ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń cywilnoprawnych,f) weryfikacja wiarygodności Kontrahentów,g) weryfikacja Kontrahentów w publicznych rejestrach.

4.2. Okresy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.a) w zakresie realizacji umowy – przez okres jej obowiązywania,b) w zakresie obowiązków prawnych – przez okresy wskazane w przepisach prawa, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono dokument księgowy.

Niezależnie od powyższego, dane mogą być przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, co do zasady nie dłużej niż 3 lata od zdarzenia powodującego powstanie roszczenia.

5. Przekazywanie danych osobowych

5.1. Przekazywanie danych innym odbiorcom

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Spółki, w szczególności:a) dostawcom usług IT,b) biurom rachunkowym i archiwizacyjnym,c) podmiotom obsługującym korespondencję,d) kancelariom prawnym i doradczym.

Dane mogą być również przekazywane innym administratorom danych, takim jak instytucje finansowe, Biura Informacji Gospodarczej, firmy transportowe, ubezpieczyciele oraz inni Kontrahenci uczestniczący w realizacji umowy.

5.2. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.

6. Prawa Kontrahentów

6.1. Przysługujące prawa

Każdej osobie przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu, przeniesienia danych oraz cofnięcia zgody – w przypadkach przewidzianych przepisami RODO.

6.2. Korzystanie z praw

W celu realizacji przysługujących praw należy skontaktować się ze Spółką drogą elektroniczną lub pisemnie, z dopiskiem „Ochrona danych – kontrahenci”. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.